“E de repente já é sexta-feira. De repente já é Natal. De repente mais um ano se foi, e você ficou aí parado apenas querendo mudar sua vida.”

Este pensamento, de autoria desconhecida, ganha eco na voz de Lulu Santos, quando ele canta que “Hoje o tempo voa, amor. Escorre pelas mãos, mesmo sem se sentir. Não há tempo que volte, amor. Vamos viver tudo o que há pra viver. Vamos nos permitir.”

Assim como eles, muitos outros escritores, poetas e músicos já se debruçaram sobre este tema tão ins

tigante. Mas nenhum verso desvendou uma fórmula mágica para multiplicar o tempo. No final de 2014, pesquisa divulgada pelo Ibope revelou que 35% dos brasileiros se sentem escravos do tempo.

E um terço dos entrevistados pagaria por uma hora a mais no dia. Estariam dispostos a desembolsar, em média, R$ 50 por uma hora a mais em um dia útil.  

Um dos profissionais da saúde que pode contribuir para um melhor gerenciamento do tempo nas atividades do cotidiano é o terapeuta ocupacional. Sua função é voltada ao estudo das ocupações humanas.

De modo geral, ele procura ajudar as pessoas que apresentam dificuldades para realizar, organizar e vivenciar com independência e autonomia suas atividades, seja por problemas de ordem física, mental, emocional, sensorial ou social. Segundo a terapeuta ocupacional Francielle Friedrich, que atua no Espaço Vida Unimed de Santa Cruz do Sul, quando se fala em gerenciamento do tempo a palavra-chave é planejamento.

Com as tarefas mapeadas, seja para o dia, semana ou mês, o indivíduo terá condições de destinar tempo hábil para a sua realização. Da mesma forma, é importante manter a sequência prevista.

“O ato de iniciar uma atividade, não terminá-la, iniciar a segunda, a terceira, sem finalizar nenhuma, poderá dificultar sua execução, gerando sensação de improdutividade, descontrole de tempo, ansiedade e, em alguns casos, até mesmo sentimentos de incapacidade e culpa, além de falhas de memória”, observa a terapeuta.  

“Não somos super-heróis: desacelere!”

O administrador e professor universitário Flávio da Cunha Nerva, que ministra cursos sobre administração do tempo, convida as pessoas a desacelerarem. “Precisamos entender que o tempo é algo limitado e que não somos super-heróis”, reflete ele.

No mundo contemporâneo, percebe uma queda na qualidade da atenção do ser humano, que está sempre com pressa e executando suas tarefas de modo superficial. Por isso, sugere que as pessoas destinem tempo para o que realmente importa e que faça sentido em suas vidas. Só assim, conseguirão chegar ao final do dia ou semana com a sensação de que o período não passou em vão.

“Havendo uma melhora na qualidade das suas escolhas, consequentemente haverá uma melhora na sua qualidade da sua vida”, analisa Nerva. A ideia é que a pessoa não se sinta culpada por se dedicar àquilo que vá lhe trazer felicidade.

Cada indivíduo precisa se conhecer para saber a sua própria lógica de organização. Mas o administrador usa de alguns macetes para isso. Ele defende duas formas. Uma delas é o controle total do tempo, com todos os compromissos e tarefas agendados. A outra, restringe a agenda para o registro de compromissos que têm hora marcada e não podem adiados.

Paralelo a isso, a pessoa deve fazer uma lista de atividades, para o dia ou para a semana, e, à medida do possível, realizá-las no chamado período de “tempo livre”. Por esse motivo, ele defende a busca destes tempos livres na agenda. Também sugere que as tarefas mais fáceis, que exigem menos concentração, sejam as primeiras a serem eliminadas da lista.  

Com relação à internet e redes sociais, ele aconselha que as pessoas não fiquem o tempo todo conectadas, para não se dispersarem a cada atualização. Pesquisas apontam que toda vez que alguém entra e sai do Facebook, demora oito minutos para voltar a se concentrar no que estava fazendo anteriormente. Nerva, por exemplo, só acessa a caixa de e-mails duas vezes por dia, em horários pré-determinados. Assim como outros especialistas no tema, o professor recomenda que o indivíduo preencha uma matriz baseada em dois critérios: urgente e importante.

Ela classifica as atividades em: urgentes e importantes, não urgentes e importantes, urgentes e não importantes, e não urgentes e não importantes. Desta maneira, fica mais fácil visualizar a ordem para a realização das atividades, sejam elas a curto, médio ou longo prazo, e possivelmente a pessoa conseguirá uma organização mais eficiente.  

Regras de ouro

# Utilize uma agenda ou outra ferramenta de auxílio para organização das atividades diárias. Procure registrar nela tudo que precisa ou quer fazer, e também aquilo que tem receio de esquecer. Não reserve a agenda apenas para compromissos externos, como consultas médicas ou reuniões, procure utilizá-la para listar as atividades de um dia típico seu;

# A visualização das atividades, através das listas, favorece a organização e por consequência melhora a capacidade de administrar o tempo. Após escrevê-las, procure rapidamente dividir o tempo utilizado com trabalho, sono, atividades de manutenção da vida (cuidado pessoal, compras, limpeza da casa) e tempo pessoal (exercícios físicos, convívio com amigos e família, etc) observando as horas totais disponíveis em um dia. Uma das melhores formas de ver se sua programação reflete suas prioridades é colocar no papel os detalhes de uma programação semanal típica.

# Sinalize de cor diferente as tarefas finalizadas;

# Reagende aquelas atividades que não conseguiu executar. Mas cuidado: não apenas as copie para o dia seguinte. Reagende para quando realmente acredita que conseguirá realizá-las;

# Reserve uns minutos, no fim do dia, para a organização da agenda e replanejamento do dia seguinte. Neste momento, repasse o dia ou a semana e faça suas sinalizações e reagendamentos;

# Não prorrogue tarefas difíceis, isso pode favorecer a procrastinação e gerar ansiedade e estresse;

# Não marque um número exagerado de compromissos para um período no qual você sabe que não conseguirá cumprir. Evite se sobrecarregar;

# Quando tiver diversas atividades, estabeleça prioridades;

# Escolha horários para realizar as atividades, isso permite que haja uma “sobra” de tempo. Vai ao supermercado? Escolha um horário de menor movimento fazer suas comprar. Isto lhe garante um ganho de tempo.